Why structure matters

In the A2 exam, writing tasks usually ask you to send an email or short note (about 50–80 words).
The topic can be simple — an appointment, invitation, or short request — but the structure determines your score.

A clear format shows examiners that you can communicate correctly, even with basic language.
Let’s look at a structure that always works.

1. Greeting (Anrede)

Start with a polite greeting that matches the situation.

Situation Example
Formal Sehr geehrte Frau Müller, / Sehr geehrter Herr Meier,
Semi-formal Liebe Frau Müller, / Lieber Herr Meier,
Informal Hallo Anna, / Hallo Peter,

If you don’t know the name, you can use Guten Tag or Hallo safely.

2. Reason for writing (Einleitung)

Tell the reader why you’re writing. Keep it short and clear.

Examples

  • Ich schreibe Ihnen, weil ich einen Termin brauche.
  • Ich möchte mich für den Kurs anmelden.
  • Ich habe Ihre Anzeige gelesen und habe eine Frage.
  • Ich möchte Ihnen sagen, dass ich morgen nicht kommen kann.

This part should be one or two sentences only.

3. Details (Informationen)

Add extra information to complete your message.
This is where you answer the question who, when, where, what.

Example

Der Termin am Montag passt mir gut. Ich kann um 10 Uhr kommen.
Ich möchte am Samstag mitkommen. Wo treffen wir uns?

Use simple connectors like und, aber, denn, deshalb, or weil to make your sentences flow naturally.

4. Request or closing action (Bitte/Frage)

End your email with a short polite request or question.

Examples

  • Können Sie mir bitte antworten?
  • Könnten Sie mir die Adresse schicken?
  • Ich warte auf Ihre Antwort.
  • Bitte sagen Sie mir, ob das möglich ist.

This shows courtesy and closes your message correctly.

5. Farewell (Schluss)

Finish with an appropriate closing phrase and your name.

Situation Example
Formal Mit freundlichen Grüßen,
Semi-formal Viele Grüße,
Informal Liebe Grüße,

Then write your name below:

Mit freundlichen Grüßen,
Felix Asadu

Example 1 — Formal Email

Thema: Termin beim Zahnarzt

Sehr geehrte Frau Sommer,
ich schreibe Ihnen, weil ich einen neuen Termin brauche.
Am Montag kann ich leider nicht kommen, weil ich krank bin.
Haben Sie vielleicht nächste Woche einen Termin für mich?

Mit freundlichen Grüßen,
Felix Asadu

Example 2 — Informal Note

Thema: Einladung zum Picknick

Hallo Maria,
am Sonntag machen wir ein Picknick im Park. Kommst du mit?
Bring bitte etwas zu essen oder trinken mit.
Ich freue mich auf dich.

Viele Grüße,
Felix

How to practice this in Falowen

Falowen’s Schreiben Trainer helps A2 learners practice short writing tasks step by step.

  • Choose “Email” or “Note” format.
  • Use a real or sample topic from your course book.
  • Write your draft directly in the trainer.
  • See grammar and structure feedback before sending it to your tutor.
  • Revise and resubmit — every corrected version improves your writing flow.

You can also pair it with Topic Coach to discuss the same theme orally before writing.
Speaking about a topic first helps you organize ideas faster when you write.

Quick checklist before you submit

  • Greeting and closing included
  • Clear reason for writing
  • All required information covered
  • At least one polite request or question
  • Grammar and spelling checked

Final thoughts

Good writing at A2 is not about using long sentences — it’s about clear structure and correct tone.
When you follow this five-part format and practice regularly in Falowen’s Schreiben Trainer, your writing will become smoother, more confident, and exam-ready.

👉 Try your next A2 email inside falowen.app